Licenze di acquisto SAP S/4 HANA

Licenze di acquisto SAP S/4 HANA

Licenze di acquisto SAP S/4 HANA: guida tecnica e dettagli operativi

Nel complesso ecosistema SAP, capire il modello di licenze è fondamentale per evitare sanzioni e ottimizzare i costi. In questo articolo illustreremo in panoramica le tipologie di licenze, gli strumenti di misurazione, le novità contrattuali e le strategie di negoziazione.

Abbiamo raccontato in un altro articolo che consigliamo di leggere le “Implicazioni SAP cloud first strategy”.

1. Ciclo di vita di ECC e S/4 HANA: scadenze e roadmap

Il supporto mainstream per SAP ECC termina il 31 dicembre 2027, mentre quello esteso si spinge fino al 2030. Questo vincolo temporale spinge molte aziende verso S/4 HANA on‑premise o verso il servizio cloud Rise with SAP. Tuttavia, il passaggio comporta costi economici e di effort: programmi come la Product Conversion (EEC→S/4) e il DAP (conversione delle licenze perpetue) potrebbero non essere più disponibili o prorogati senza certezze ufficiali oltre il 31/12/2024. È quindi cruciale pianificare tempestivamente la migrazione, valutando vantaggi e rischi a lungo termine.

2. Contract Conversion e Transition Option

Nel passaggio da licenze perpetue (ECC) a Rise with SAP, rinunciare alle licenze on‑premise consente un credito fino all’80% del valore residuo. Tuttavia, tornare indietro risulta quasi impossibile e, in bilancio, questa rinuncia può tradursi in minusvalenze.
Recentemente SAP ha introdotto la Transition Option, che estende il supporto per ECC on‑premise fino al 2033 se si sottoscrivono contratti Rise e si soddisfano requisiti tecnici (versione Java, database supportato). Questo strumento facilita il passaggio tecnico, vincolando però contrattualmente il cliente verso Rise.

3. Customer Measurement Service

Il Customer Measurement Service è un’offerta SAP per analizzare e formare il cliente sull’effettivo utilizzo delle licenze. Pur presentandosi come servizio di supporto, le attività ricordano un audit formale e sembrano spinte verso l’adozione di Rise. Le aziende devono valutare con attenzione le implicazioni: potenziale perdita di potere negoziale e spinta su modelli contrattuali meno favorevoli.

4. Licenze di acquisto SAP S/4 HANA on‑Premise vs Cloud: accesso diretto e indiretto

• Accesso diretto: ogni utente named o utilizzo equivalente (Core, Digital Access, Engine, Database) va licenziato. In S/4 tradizionale on‑premise si contano core access, digital access engine e database; in cloud (Rise/Grow) si mantengono le stesse dimensioni contrattuali, più l’infrastruttura.
• Accesso indiretto (Digital Access): riguarda lo scambio di documenti digitali (ordini, fatture, movimenti magazzino) tra SAP e sistemi terzi. Si paga in base al volume annuo di documenti (tipicamente €0,50–€1,00 per ciascuno), con casi aziendali che vanno da centinaia di migliaia fino a decine di milioni di documenti.
• Misurazione:
  • Passport Tool: installazione di una nota SAP che conta documenti in 12 mesi solari, ma con ritardo di un anno.
  • Stima: proiezione basata sui volumi passati, spesso sovrastimata di oltre l’80% (Gartner).

5. Licenze sviluppatori

Ogni sviluppatore certificato “developer” costa 2 FUE (Full Usage Equivalent), con un impatto medio di €4.000–€5.000/anno. SAP ha recentemente inasprito i criteri di qualificazione: non basta l’abilitazione tecnica, serve dimostrare attività di sviluppo effettive (modifiche non amministrative). È quindi essenziale censire correttamente gli utenti e gestire service user o utenze condivise per progetti specifici.

6. Database Licensing

Due modelli principali:

1. Runtime: diritti limitati, senza accesso diretto al livello di database; costa circa il 15% del valore delle licenze SAP (métrica HSAV).
2. Full Use: basato su pacchetti di 64 GB (primo pacchetto ~€120.000, poi a scalare); tipicamente raggiunge cifre dell’ordine del milione di euro per database di medio-piccole dimensioni.
   In pratica, il runtime è quasi sempre più conveniente, a meno di combinazioni molto particolari di database piccolo e molte licenze SAP.

7. Engine Licensing

Gli engine (Industry Specific, Treasury, Analytics, ecc.) sono licenze aggiuntive che non richiedono digital access se usati da utenti dedicati. Ne esistono di due tipi:

• Misurati: contatori SAP rilevano l’utilizzo.
• Autodichiarazione: parametri di business (fatturato, numero dipendenti).
  Su Rise, la gestione centralizzata avviene tramite il portale Subform, dove si raccolgono e monitorano tutti i consumi.

8. SAP BTP Licensing

SAP Business Technology Platform si licenzia su modelli:

• Consumption‑based: contratto più lungo, volumi definiti.
• Subscription‑based: contratto breve, volumi flessibili.
• Pay‑as‑you‑go: massima flessibilità, nessun impegno.
  BTP include Integration Suite (soggetta a digital access), Extension Suite (low‑code/no‑code), Analytics e AI Services. Attenzione: il consumo BTP non sostituisce il digital access SAP.

9. Contratti Rise with SAP: complessità e rischi – Licenze di acquisto SAP S/4 HANA

Il contratto Rise comprende:

• Order Form (acquisti)
• General Terms & Conditions (regole licenze)
• Data Processing Agreement (privacy)
• Service Level Agreement (SLA)
• Cloud Support Agreement

I rischi principali sono:

• Costi fissi: nessuna flessibilità al ribasso: se i consumi diminuiscono, il canone non scende.
• Penalità per eccesso: acquisto obbligatorio in caso di superamento.
• Audit annuali: controlli rigorosi su digital access e sviluppatori.

10. Best practice per la negoziazione e la migrazione – Licenze di acquisto SAP S/4 HANA

• Analisi preliminare: misurare e stimare transazioni, documenti e autorizzazioni prima di firmare.
• Posizione informativa: negoziare con dati concreti aumenta il potere contrattuale.
• Periodi di grey‑use: negoziare clausole di swap e adeguamento consumi per i primi anni.
• Governance continua: inserire un responsabile licensing nel Change Advisory Board per monitorare ogni nuova interfaccia o sviluppo.

Seguendo questi passi, un’azienda può evitare brutte sorprese, contenere i costi e garantire un passaggio a S/4 HANA on‑premise o Rise with SAP più sereno ed efficiente.

(fonte)

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