SAP Ordine di Vendita

SAP Ordine di Vendita

Il termine SAP Ordine di Vendita si riferisce alla creazione di ordini cliente in entrata nel modulo SAP SD (SAP Sales & Distribution). Questa attività è principalmente ancorata alle vendite e, a seconda della complessità degli ordini cliente, può essere costosa in termini di processo.

In un precedente articolo invece abbiamo parlato di documento simile ma “opposto” ovvero SAP Ordine di Acquisto.

Definizione
SAP Ordine di Vendita sta per la creazione di ordini cliente in entrata nel modulo SAP SD Sales & Distribution. I dipendenti addetti alle vendite sono principalmente responsabili del trasferimento di tutti i dettagli necessari dell’ordine cliente nella transazione SAP VA01.

L’elaborazione manuale degli ordini dei clienti comporta dei rischi
Creare manualmente gli ordini dei clienti richiede tempo ed è soggetto a errori. Il controllo e l’approvazione non sistematici degli ordini dei clienti spesso richiedono un enorme sforzo di coordinamento interno e comportano anche il rischio di un alto tasso di errore. Ad esempio, l’inserimento manuale degli ordini dei clienti, la scarsa leggibilità dei documenti via email, l’assegnazione errata degli ordini ai clienti (regolatore/filiale), la mancata considerazione dell’inventario e della consegna, con conseguenti ordini errati e impegni errati per i clienti. Nel peggiore dei casi, quest’ultimo può portare a clienti insoddisfatti. Tuttavia, non deve essere necessariamente così! L’automazione tramite digitalizzazione può aiutare e non solo aumenta la soddisfazione dei clienti, ma libera anche i dipendenti da fastidiose attività di routine!

Ecco come funziona un flusso di lavoro automatizzato degli ordini di vendita SAP.
Gli ordini dei clienti solitamente raggiungono il reparto vendite di un’azienda in tre modi:

Carta
Digitale (ad esempio, e-mail)
EDI

Acquisizione automatica degli ordini
Nel primo passaggio, gli ordini vengono aggiunti al flusso di lavoro. Nel caso di ordini cartacei, questi vengono aggiunti al flusso di lavoro tramite scansione, mentre gli ordini digitali vengono aggiunti al flusso di lavoro tramite importazione.

I dati dell’ordine a livello di intestazione e articolo vengono quindi prima letti tramite OCR, classificati e convalidati tramite i  SAP master data . I dati vengono quindi trasferiti a un cockpit degli ordini di vendita in SAP. Gli ordini ricevuti tramite EDI vengono trasferiti direttamente al cockpit degli ordini di vendita in SAP, poiché questo formato non richiede la lettura dei dati.

Processo di test e approvazione individuale
È possibile mappare un processo di revisione e approvazione individuale utilizzando il flusso di lavoro degli ordini di vendita SAP.

Esame dei fatti

Nella versione standard, il flusso di lavoro digitale inizia con la revisione fattuale dell’ordine ricevuto da parte dei dipendenti delle vendite. Le deviazioni relative a prezzo, quantità, data di consegna desiderata o simili possono essere chiarite sia internamente che con il cliente ordinante.

Livelli di rilascio

L’ordine può quindi passare attraverso una fase di rilascio in cui viene rilasciato o rifiutato. Ogni passaggio viene registrato in un registro del flusso di lavoro, che viene generato automaticamente alla fine e archiviato con l’ordine corrispondente e tutti i documenti associati.

Allegato ordine di vendita SAP

Se l’ordine è stato rilasciato, vengono creati l’ordine di vendita SAP e la conferma dell’ordine di vendita SAP.

Trasparenza tramite SAP Cockpit
Il cockpit in SAP fornisce una panoramica trasparente di tutti gli ordini dei clienti in azienda. È immediatamente chiaro quale fase del flusso di lavoro e quale dipendente vi si trova. La vista “Editor” può essere personalizzata in modo specifico.

Il flusso di lavoro mostrato è solo un esempio e può essere adattato individualmente alle esigenze aziendali. Inoltre, il flusso di lavoro può essere mappato nella SAP GUI e tramite SAP FIORI o tramite un client Web o mobile. Quest’ultimo in particolare significa che anche i dipendenti senza accesso SAP possono essere integrati nel flusso di lavoro.

Cosa comporta un processo di ordine di vendita SAP automatizzato e ottimizzato?
L’automazione e l’automazione associata del processo di ordine di vendita SAP comportano diversi vantaggi per le vendite:

• Gli ordini dei clienti in arrivo possono essere registrati tempestivamente e automaticamente
• Controllo e approvazione degli ordini supportati dal flusso di lavoro
• Trasparenza totale, poiché SAP Sales Order Cockpit garantisce una panoramica completa degli ordini dei clienti esistenti in azienda
• Riducendo lo sforzo necessario per l’inserimento degli ordini di vendita SAP, è possibile inviare tempestivamente le conferme degli ordini.
• Riduzione degli errori
• Tutto ciò porta ad un aumento della soddisfazione del cliente

Ma non è sufficiente. L’elaborazione ottimizzata degli ordini dei clienti ha un impatto diretto anche sui seguenti reparti, come ad esempio la contabilità clienti:

• Riduzione del tasso di errore in contabilità
• Fatturazione puntuale
• Riduzione del numero di correzioni necessarie

SAP Ordine di Vendita: solo una parte del processo Order to Cash
Molte aziende si trovano ad affrontare la sfida di rendere il processo order to cash nella loro azienda coerente e trasparente tra tutti i reparti e le persone coinvolte. L’elaborazione degli ordini dei clienti in entrata è solo un’area. Il flusso di lavoro descritto può essere utilizzato allo stesso modo anche per l’elaborazione digitale dei documenti di ordine in entrata o delle conferme d’ordine, dei pagamenti e delle fatture in uscita. Quest’ultima è particolarmente popolare perché le fatture in uscita possono essere controllate dalle vendite utilizzando il flusso di lavoro personalizzabile individualmente prima di essere infine inviate al cliente. Ciò significa che gli errori nella fatturazione vengono identificati in una fase iniziale, prima che il cliente sia coinvolto e la relazione commerciale sia potenzialmente tesa.

(fonte)

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