SAP e la fattura elettronica: la soluzione SAP VIM

SAP e la fattura elettronica: la soluzione SAP VIM

SAP e la fattura elettronica: la soluzione SAP VIM. Il termine “fatturazione elettronica” oggi è sulla bocca di tutti. Inizialmente obbligatoria per la pubblica amministrazione, dal 2019 sarà obbligatoria sia nelle transazioni tra aziende che verso i privati.

Quasi tutti i software si stanno adeguando ai nuovi processi digitali di fatturazione e al formato elettronico.

SAP non è da meno, anzi è stato avanti a tutti come da sempre. (Se volete maggiori informazioni su cosa sia SAP potete leggere questo nostro articolo).

Sul tema fatturazione elettronica si introduce un prodotto SAP chiamato VIM. Vendor Invoice Management .

Principalmente VIM è uno degli strumenti di SAP per la fatturazione elettronica. Insieme infatti troviamo applicazioni come eDocument e SAP EDI. Quest’ultimo è una tecnologia per lo scambio informazioni con sistemi esterni.

VIM è una soluzione Open Text oggi partner di SAP che integra una serie di applicazioni per la gestione documentale aziendale.

SAP e la fattura elettronica: la soluzione SAP VIM. Questo software consente di immagazzinare, organizzare e conservare tutte le informazioni provenienti dalle fatture fornitori (ciclio passivo).

Inizialmente il VIM Open Text veniva utilizzato per gestire le fatture fornitori con uno standard di formattazione. Oggi con la fattura elettronica tutte le fatture devono avere un formato unico (XML) e fisso.

Per questo motivo SAP VIM Open Text è già la soluzione ideale per la fatturazione elettronica.

L’immagine in alto presenta il flusso dei processi nella gestione di Vendor Invoice Management.

Per cominciare i dati vengono attinti dalle email (pec e non) o dall’acquisizione documentale (anche cartacea). In questa fase interviene un software OCR (optical character recognition) che scansiona il documento e rileva le informazioni ( iva, ragione sociale, email, importi ecc.).

La fattura elettronica può quindi essere “scansionata” in qualunque formato sia presentata.

Successivamente troviamo la verifica e lo stato delle eccezioni. Qui ci sono tre opzioni: fattura corretta, fattura da correggere, fattura completamente invalida.

A seconda di queste situazioni l’utente può intervenire per correggere o richiedere informazioni al fornitore.

Una volta approvata ed accettata la fattura, questa viene registrata con il pagamento. L’archiviazione permette il salvataggio seguendo la normativa della fattura elettronica.

Nel complesso dei processi troviamo SAP EDI (Electronic Data Interchange). Si tratta di una tecnologia di interscambio. Permette di far dialogare SAP e i dati con dei sistemi esterni, compresi altri sistemi SAP.

Infine SAP eDocument Solution è l’applicativo utilizzato nel ciclio attivo. Consente la creazione di fatture attive in linea con il formato XML previsto dalla normativa ed il suo ciclo di gestione.

Informazioni più tecniche sono presenti sulla seguente pagina web ufficiale di SAP.

Nel presente link  invece trovate anche il video ufficiale di presentazione del prodotto SAP VIM Opent Text.

E voi siete pronti con la fattura elettronica? SAP lo è…

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