SAP RDA

SAP RDA

SAP RDA (Richiesta di Acquisto o Purchase Requisition) è un documento creato da SAP ERP durante la fase di determinazione dei requisiti. Per comprendere il significato e l’uso di SAP Purchase Requisition, è essenziale comprendere il processo aziendale Procure to Pay e la funzionalità SAP MM (Materials Management).

Le aziende acquisiscono beni e/o servizi per soddisfare le proprie esigenze acquistandoli. Questi acquisti avvengono in una serie di attività denominate Purchase to Pay business process .

SAP ha introdotto il software SAP ERP che aiuta le aziende a gestire il loro lavoro quotidiano, incluso il processo Purchase to Pay. SAP ha quindi progettato una funzionalità per coprire l’intero processo Purchase to Pay e l’ha chiamata Materials Management .

Il processo Purchase to Pay nella gestione dei materiali si basa su un ciclo generale di azioni denominato ciclo di approvvigionamento, che comprende una serie di otto fasi note come:

• Determinazione del requisito
• Determinazione della fonte del fornitore
• Selezione del fornitore
• Elaborazione degli ordini di acquisto
• Monitoraggio degli ordini di acquisto
• Ricezione merci
• Verifica della fattura
• Processo di pagamento

La determinazione del fabbisogno è la prima fase del ciclo di approvvigionamento e la fase in cui SAP genera un documento denominato SAP RDA (Purchase Requisition) .

Richiesta di acquisto SAP RDA – Introduzione
La fase di determinazione del requisito avvia il ciclo di approvvigionamento. È una fase in cui gli utenti o i reparti determinano i requisiti dei materiali manualmente o automaticamente utilizzando la pianificazione e il controllo dei materiali. SAP Purchase Requisition può essere definito come un metodo procedurale tramite il quale gli utenti o i reparti possono richiedere l’acquisto di beni o servizi e conterrà informazioni quali il materiale o il servizio da approvvigionare, una data di consegna richiesta e una quantità. SAP Purchase Requisition viene creato manualmente (creato direttamente) o automaticamente (creato indirettamente).

Processo di acquisto e pagamento nella gestione dei materiali
Creare manualmente una richiesta di acquisto SAP RDA
Questa parte descrive i passaggi attraverso i quali un richiedente genererà manualmente una richiesta di acquisto SAP.

Per fare ciò, è possibile digitare il codice transazione ME51N nella barra di comando della GUI SAP.

Inserire la transazione ME51N

In alternativa, è possibile navigare al seguente percorso del menu SAP:

Logistica > Gestione dei materiali > Acquisti > Richiesta di acquisto > Crea

Trovare la transazione ME51N nell’albero dei menu SAP

Quindi, se non è già aperto, si dovrebbe premere il pulsante per visualizzare l’area degli articoli della richiesta di acquisto SAP come illustrato nella schermata successiva. Alcuni campi che non sono visibili possono essere visualizzati se si scorre la barra di scorrimento orizzontale sul lato destro.

Creare schermata richiesta acquisto SAP

Una richiesta di acquisto può essere creata con o senza un record master del materiale .

Richiesta di acquisto SAP creata con un record master del materiale
I processi aziendali SAP utilizzano dati master a lungo termine. Creati centralmente, tutte le applicazioni e gli utenti autorizzati possono utilizzarli. È quindi un modo comune per acquistare un prodotto o un servizio che ha già un record master del materiale.

La richiesta di acquisto SAP RDA per un materiale con un record master del materiale richiederà al richiedente di inserire le seguenti informazioni:

• Il numero di materiale dell’articolo o del servizio (ad esempio, R-B209)
• La quantità da procurare (ad esempio, 20)
• Data di consegna del materiale (ad esempio, data odierna + 3 giorni)
• Ubicazione dell’impianto di consegna (ad esempio, 1100)

Inoltre, dopo aver inserito le informazioni di cui sopra e premuto il pulsante Invio , il processo di richiesta compilerà per impostazione predefinita le informazioni in alcuni campi vuoti.

Utilizzo del record master dei materiali per creare una richiesta di acquisto SAP RDA
Esploriamo alcune delle informazioni richieste dalla schermata di richiesta di acquisto. Non le spiegheremo tutte, ma ti invito a usare i pulsanti F1 e F4 per saperne di più su ogni campo che vuoi conoscere. I campi importanti sono:

Il numero di richiesta di acquisto che è un attributo di un tipo di documento configurato. Un tipo di documento definisce gli intervalli di numeri interni ed esterni utilizzati per le richieste di acquisto SAP. Ci sono due tipi di documenti forniti dal sistema SAP standard denominati NB e TB. NB è una richiesta di acquisto standard.

La determinazione della sorgente che può essere selezionata se è necessario che il sistema esegua una selezione automatica della sorgente.

La categoria di assegnazione dell’account , che determina quale tipo di dati di assegnazione dell’account sono richiesti per la richiesta di acquisto. Può essere un centro di costo, un oggetto di costo, un conto di contabilità generale e un asset.

Il piano e il luogo di stoccaggio vengono inseriti se è nota la destinazione della spedizione dei materiali.

Richiesta di acquisto SAP RDA creata senza un record master del materiale
Questo tipo di richiesta viene creato nello stesso modo della richiesta con un master record. Tuttavia, poiché non esiste un master record del materiale per il bene o il servizio, dovranno essere inserite le seguenti informazioni:

• Categoria di assegnazione dell’account (ad esempio, U)
• Breve testo per la descrizione (ad esempio, Laptop Lenovo con processore i3)
• Quantità da fornire (ad esempio, 3)
• L’unità di misura (ad esempio, PC)
• La data di consegna (ad esempio, data odierna + 3)
• Gruppo di materiali (ad esempio, 0020010)
• Il piano (ad esempio, 1100)
• Il gruppo di acquisto (ad esempio, 001)

In questo caso, è essenziale immettere una categoria di assegnazione account per indirizzare il costo a un account specifico. Utilizzeremo U , che indirizzerà la richiesta a un account sconosciuto. Ci sono anche altre opzioni:

• A per numero di risorsa e sottonumero
• F per numero ordine di produzione
• K per centro di costo e numero di conto mastro generale
• C per ordine di vendita e numero di conto mastro generale
• P per numero di progetto e numero di conto del libro mastro generale

Dopo aver premuto il pulsante Invio , verrà visualizzato un messaggio di errore sotto forma di un segno rosso sulla riga dell’articolo (nella colonna Stato ).

Icona di errore
Sulla barra di stato SAP, un messaggio di errore ci chiederà di inserire un prezzo di valutazione nella scheda Valutazione.

Messaggio di errore
La scheda Valutazione viene visualizzata in un modulo sotto il pulsante Articolo .

Pulsante dell’articolo
È importante notare che durante la creazione di una richiesta di acquisto SAP con un master record del materiale, appariva un modulo simile che elencava le informazioni del master record dell’articolo su varie schede. In questo caso, non c’è alcun prezzo di valutazione.

Creare una richiesta di acquisto SAP senza un record master del materiale
Inserisci le seguenti informazioni e premi il pulsante Invio :

• Prezzo di valutazione (ad esempio, 1000)

Il messaggio di errore scomparirà e il processo di richiesta di acquisto sarà pronto per la fase successiva.

Inserire il prezzo di valutazione nella scheda Valutazione
La creazione della richiesta di acquisto SAP si completa cliccando sul pulsante Salva per salvare la richiesta nel database SAP e ricevere il numero della richiesta di acquisto che verrà visualizzato sulla barra di stato di SAP Easy Access. Questa azione è la stessa per i due tipi (con e senza record master materiale) di richiesta di acquisto SAP creata manualmente che abbiamo discusso.

Numero di richiesta di acquisto SAP
Creare automaticamente una richiesta di acquisto SAP
La richiesta di acquisto SAP viene creata automaticamente quando viene generata da altri processi SAP che includono:

• Ordine di produzione
• Ordine di manutenzione del piano
• Sistema di progetto
• Pianificazione dei materiali

Descriviamo brevemente come verrà creata la richiesta di acquisto SAP in ciascuno di questi processi.

Ordine di produzione
Il routing SAP e la distinta base (BOM) determinano il funzionamento dell’ordine di produzione. Il routing SAP è una sequenza delle operazioni che hanno luogo e la distinta base (BOM) è la ricetta che porta alla produzione del materiale finale. Nel routing, un’operazione potrebbe richiedere che un materiale venga inviato per un servizio di elaborazione esterno e la distinta base potrebbe richiedere un materiale che non è un articolo in magazzino. In entrambi i casi, verrà creata una richiesta di acquisto SAP.

Ordine di manutenzione dell’ impianto
L’ordine di manutenzione viene creato per le operazioni di manutenzione dell’impianto sulle apparecchiature dell’impianto. Un ordine di manutenzione ha un elenco di operazioni che devono essere eseguite. Le operazioni forniscono all’utente della manutenzione un elenco sistematico di ciò che deve essere fatto e dei materiali necessari per ogni passaggio. Nell’operazione, potrebbero essere necessarie per un materiale non in magazzino e l’ordine di manutenzione potrebbe richiedere un’operazione esterna. In entrambi i casi, verrà creata una richiesta di acquisto SAP.

Sistema di progetto
Nel sistema di progetto SAP, la rete è un oggetto costituito da un set di istruzioni che indicano agli utenti del progetto quali attività devono essere eseguite, in quale ordine e entro quale data. Una rete creerà richieste di acquisto SAP per materiali non in magazzino e servizi esterni, se è configurata per consentire la creazione di richieste di acquisto SAP non appena vengono rilasciate.

Pianificazione dei materiali
Il modulo di pianificazione basata sui consumi può creare richieste di acquisto SAP in base ai propri calcoli.

Transazioni di richiesta di acquisto SAP
La richiesta di acquisto SAP può essere modificata, visualizzata, chiusa o seguita da una funzione. I codici di transazione che consentono questa elaborazione sono:

• ME52N per modificare la richiesta di acquisto
• ME53N per visualizzare una richiesta di acquisto
• ME5A per visualizzare un elenco di richieste di acquisto in base a criteri specifici
• MELB per visualizzare una richiesta di acquisto selezionata in base al suo numero di tracciamento.
• ME52N per selezionare una riga articolo che si desidera chiudere nel modulo di richiesta di acquisto. Questa operazione viene eseguita come segue: Selezionare la riga articolo, quindi fare clic su Modifica sulla barra dei menu, quindi su Elimina .
• ME56 consente di assegnare una fonte a una gamma selezionata di richieste di acquisto, ovvero una funzione di follow-on.

Conclusione
SAP RDA Purchase Requisition consente alle organizzazioni di soddisfare i seguenti processi aziendali:

• Identificare dove sono necessari beni e/o servizi
• Esplora gli sconti dei fornitori e le condizioni favorevoli da loro offerte
• Crea il miglior ordine di acquisto per ogni fornitore

Senza di essa, gli utenti finali sarebbero responsabili delle decisioni di acquisto, il che potrebbe portare un’azienda a un approvvigionamento non ottimale.

(fonte)

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