Cosa è un Workflow

Cosa è un Workflow. Il flusso di lavoro è una serie di attività necessarie per completare un lavoro. Ogni fase di un flusso di lavoro ha una fase specifica che la precede e una specifica che la segue, tranne la prima e l’ultima.

In un flusso di lavoro lineare, di solito è un evento esterno a dare il via al primo passo. Se il flusso di lavoro ha una struttura ad anello, tuttavia, il completamento dell’ultima fase di solito fa ripartire la prima fase.

Strumenti come i diagrammi di flusso e le mappe di processo vengono utilizzati per visualizzare le fasi del processo di un flusso di lavoro e l’ordine in cui devono svolgersi. I diagrammi di flusso utilizzano semplici simboli geometrici e frecce per definire le relazioni if-then. Le mappe di processo hanno un aspetto simile, ma possono includere anche informazioni di supporto. Queste informazioni documentano le risorse che ogni fase del processo aziendale richiede.

Il flusso di lavoro può essere automatizzato con strumenti software che utilizzano regole aziendali per decidere quando una fase è stata completata con successo e deve iniziare la fase successiva. Alcune applicazioni di gestione del flusso di lavoro coordinano anche le relazioni di dipendenza tra le singole fasi, un concetto noto come orchestrazione del flusso di lavoro. Il software di gestione dei flussi di lavoro fornisce anche modelli per la documentazione e la modellazione dei processi aziendali, due aspetti importanti della gestione dei processi aziendali (BPM).

Tipi di Workflow (Cosa è un Workflow)
I Workflow vengono classificati in vari modi. A livello di base, vengono raggruppati secondo uno di questi due approcci:

• Sequenziale. Questo tipo di flusso di lavoro prevede una serie di fasi che si susseguono una dopo l’altra per completare l’attività. L’approvazione di una domanda di prestito segue tipicamente un flusso di lavoro sequenziale, in cui una fase viene completata prima che inizi la successiva. Un flusso di lavoro guidato da regole è un sottoinsieme della categoria dei flussi di lavoro sequenziali. Procede lungo un percorso sequenziale in base alle regole che vengono attivate.
• Parallelo. Con questo approccio, una serie di fasi viene affrontata simultaneamente per portare a termine il compito. Un flusso di lavoro per l’inserimento dei dipendenti spesso adotta un approccio parallelo, perché molte delle attività richieste a un nuovo assunto, dall’iscrizione all’assicurazione sanitaria alle autorizzazioni di sicurezza ai moduli per il deposito diretto, possono avvenire contemporaneamente.

Esistono altri modi per classificare i flussi di lavoro, tra cui i tre seguenti:

• Workflow di processo. Questo approccio comprende una sequenza prevedibile e ripetibile di attività o fasi.
• Workflow per casi. Con questi processi, l’esatta sequenza di passi necessari per completare l’attività è sconosciuta all’inizio e può variare da caso a caso.
• Workflow di progetto. Il flusso di passi procede in un percorso strutturato simile a un flusso di lavoro di processo, ma c’è una certa flessibilità nel momento, nel modo e persino nel caso in cui tutti i passi debbano avvenire.
• Workflow delivery. L’idea è quella di tracciare la serie di passaggi necessari per garantire che gli oggetti fisici o le informazioni raggiungano con successo gli utenti previsti.
• Workflow request. Questo tipo di flusso di lavoro è noto anche come adempimento della richiesta. Consiste in una serie di fasi che devono essere completate per soddisfare una richiesta importante all’interno di un’azienda.
• Task Workflow. È un termine più generale per indicare un approccio alla gestione dei progetti che suddivide i grandi progetti in attività più piccole da completare in sequenza.
• State Machine Workflow. Una macchina a stati è un approccio alternativo alla mappatura di un processo aziendale. Presenta un flusso di lavoro come un insieme di stati in cui eventi specifici innescano le transizioni da uno stato all’altro.
• Workflow manuale. In un flusso di lavoro manuale, l’azione umana è necessaria per completare ogni passo o fase e far avanzare l’intero processo.
• Workflow digitale. Un flusso di lavoro digitale comporta l’automazione delle attività necessarie per far avanzare il processo con tecnologie come l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico. Gli esseri umani non sono esplicitamente coinvolti nel passaggio da una fase all’altra del processo.

Esempi e usi dei flussi di lavoro (Cosa è un Workflow)
I flussi di lavoro aziendali esistono in tutte le organizzazioni e in tutti i settori. Alcuni seguono fasi simili, se non identiche, da un’organizzazione all’altra. Altri sono unici per i settori o per l’azienda che li utilizza.

I Workflow possono essere presenti in tutti i reparti e le funzioni di un’organizzazione, dallo sviluppo del prodotto alla gestione del progetto, dall’amministrazione di back-office al servizio clienti di front-end. Alcuni flussi di lavoro sono altamente strutturati, mentre altri sono completamente destrutturati. Molti si collocano tra questi due estremi.

Ogni Workflow sposta i dati da una fase all’altra. È questo che distingue un flusso di lavoro da una lista di controllo, che è un insieme di attività correlate e non.

Un’azienda può utilizzare un Workflow per descrivere il processo di pagamento di una bolletta elettrica, ad esempio. Probabilmente si tratta delle seguenti fasi: ricezione della bolletta, revisione della bolletta, approvazione del pagamento ed erogazione dei fondi per il pagamento.

Una lista di controllo può garantire che i membri del team si attengano a una routine per spegnere tutta l’elettricità in una struttura alla fine di una giornata lavorativa. Si tratta di un processo che non prevede necessariamente fasi specifiche in cui ognuna deve avvenire in un determinato ordine.

Esempi tipici di flussi di lavoro sono i seguenti:

• Approvazione delle richieste di ferie retribuite dei dipendenti.
• Fatturazione e bollettazione.
• Inserimento dei clienti.
• Accoglimento di una richiesta di un cliente.
• Inserimento di nuovi dipendenti.
• Valutazione delle prestazioni.
• Elaborazione degli ordini di vendita.
• Assemblaggio dei prodotti.
• Esecuzione delle vendite.
• Invio di ticket dell’help desk IT.

Quali sono i vantaggi dei flussi di lavoro (Cosa è un Workflow)?
I Workflow variano da azienda ad azienda in termini di strumenti utilizzati per crearli e mantenerli. Tuttavia, i vantaggi che offrono sono simili e comprendono i seguenti:

• Maggiore visibilità. I flussi di lavoro mostrano tutte le operazioni e i processi aziendali importanti.
• Concentrazione sulle attività necessarie. Con una maggiore visibilità dei processi aziendali, la leadership può determinare quali attività sono necessarie, risparmiando tempo e risorse ed eliminando le ridondanze.
• Riduzione della supervisione. Troppa supervisione o microgestione non necessaria può essere onerosa per il management e frustrare i dipendenti. Un flusso di lavoro esplicito con processi chiaramente definiti assicura che tutti sappiano quali compiti devono essere completati, da chi e quando.
• Opportunità di automazione. I flussi di lavoro possono identificare azioni semplici e ripetitive, come l’invio di messaggi e avvisi ai dipendenti con le istruzioni per completare i compiti, da automatizzare. Questo snellisce i processi e consente ai lavoratori di concentrarsi su impieghi più produttivi del loro tempo.

Quali sono le sfide dei Workflow?
Le aziende spesso incontrano problemi con i flussi di lavoro che mettono in atto per gestire le loro operazioni. Di seguito ne elenchiamo alcune comuni:

• Complessità e ritardi. In un processo complesso, un flusso di lavoro può essere concepito in un modo che non soddisfa le sue esigenze e provoca colli di bottiglia e ritardi. Inoltre, se un flusso di lavoro non specifica la tecnologia o le altre risorse necessarie per portare a termine un processo, possono verificarsi ritardi.
• Mancanza di comunicazione. Se un flusso di lavoro non è sufficientemente dettagliato, la mancanza di comunicazione può portare a un arresto del processo, poiché i ruoli e le responsabilità devono essere chiariti, i compiti reinterpretati e le questioni tecniche sollevate.
• Problemi di gestione dei dati. Un flusso di lavoro deve tenere conto di come devono essere gestiti i dati, altrimenti l’errore umano può portare a dati sbagliati o una tecnologia inadeguata può causare la perdita di dati. Inoltre, la privacy e la sicurezza dei dati possono essere compromesse se la gestione dei dati non è prioritaria.
• Problemi di automazione. Quando si automatizza un flusso di lavoro, un’azienda potrebbe scegliere il software sbagliato. I dipendenti potrebbero essere scettici nei confronti di questi strumenti o riluttanti a imparare a usarli, soprattutto se sono complessi.

Quali sono i componenti di un Workflow (Cosa è un Workflow?)
In ogni flusso di lavoro ci sono tre componenti fondamentali:

• L’input, detto anche inizio o innesco. Sono le informazioni, i materiali e le risorse necessarie per completare ogni fase di un’attività.
• La trasformazione, detta anche lavoro. Sono le azioni intraprese per eseguire ogni fase e muoversi attraverso le fasi sequenziali o parallele.
• L’output è chiamato anche risultato o esito. È il risultato di ogni fase che diventa l’input per le fasi successive del flusso di lavoro. Il compito finito è l’output finale.

Come creare un flusso di lavoro
I Workflow esistono nelle organizzazioni anche se non sono ben definiti o gestiti. Tuttavia, i Workflow non pianificati o gestiti spesso presentano inefficienze operative.

D’altro canto, i Workflow creati e gestiti con cura sono efficienti. Inoltre, sono meno inclini agli errori e possono migliorare nel tempo.

La creazione di un Workflow comporta diverse fasi che vengono rappresentate in un diagramma di flusso di lavoro come una sequenza di passi. Può anche essere scritto come un elenco di azioni necessarie.

La creazione di un flusso di lavoro per il miglioramento dei processi richiede la seguente serie di attività:

• Identificare l’inizio e la fine del processo.
• Elencare o tracciare le fasi necessarie per passare dal punto di partenza al punto di arrivo.
• Valutare se questi compiti devono svolgersi in un ordine specifico e, in tal caso, elencarli o mapparli di conseguenza.
• Determinare e documentare le risorse e i ruoli all’interno dell’organizzazione necessari per completare ogni fase. Aggiungere le regole del flusso di lavoro o le descrizioni dei processi aziendali.
• Eseguire il Workflow.

La maggior parte delle organizzazioni utilizza sistemi di gestione dei flussi di lavoro per impostare, documentare e monitorare i flussi di lavoro. Questi sistemi dispongono di librerie di flussi di lavoro precostituiti e forniscono elementi che le aziende possono utilizzare per creare nuovi flussi di lavoro. Alcuni dispongono anche di funzionalità di intelligenza artificiale che identificano e aggiungono efficienze e migliorano le operazioni e i processi aziendali.

Che cos’è la gestione dei flussi di lavoro (Cosa è un Workflow)?
Una volta che un’organizzazione ha creato e documentato un flusso di lavoro, deve gestirlo come parte dei suoi sforzi complessivi di BPM. La gestione dei flussi di lavoro è la disciplina che consiste nel creare, documentare, monitorare e migliorare un flusso di lavoro. Questo processo consente alle organizzazioni di ottimizzare i flussi di lavoro, garantendo che ogni fase sia completata in modo corretto, coerente ed efficiente.

La gestione dei flussi di lavoro consente inoltre alle organizzazioni di identificare e correggere i colli di bottiglia, i passaggi superflui e altri problemi all’interno del flusso di lavoro. Questi problemi possono rallentare l’esecuzione delle attività in un flusso di lavoro, aumentare il rischio di errori e richiedere più risorse del necessario per completare un’attività.

Se implementata in modo efficace, la gestione dei flussi di lavoro può migliorare continuamente i flussi di lavoro di un’organizzazione. Di conseguenza, consente di risparmiare tempo e denaro e di ridurre gli errori.

La domanda di strumenti di gestione dei flussi di lavoro è forte: Un rapporto di mercato del 2023 sui sistemi di gestione dei flussi di lavoro di Reportlinker.com ha stimato che il mercato globale di questa tecnologia ammontava a 6,65 miliardi di dollari nel 2022 e prevedeva che avrebbe raggiunto 46,47 miliardi di dollari entro il 2030.

Che cos’è l’automazione del flusso di lavoro (Cosa è un Workflow)?
La gestione dei flussi di lavoro consente alle organizzazioni di identificare le fasi o gli interi flussi di lavoro che possono essere automatizzati utilizzando regole aziendali definite e altri strumenti di automazione.

L’automazione dei flussi di lavoro produce molti vantaggi per l’azienda, tra cui i seguenti:

• Esecuzione più rapida dei flussi di lavoro (Cosa è un Workflow).
• Riduzione degli errori grazie all’eliminazione delle attività manuali.
• Risparmio sui costi grazie alla semplificazione dei processi.
• Miglioramento del morale dei dipendenti grazie all’eliminazione di ridondanze e attività ripetitive.
• Miglioramento dell’esperienza e della soddisfazione dei clienti, perché l’automazione dei processi accelera l’assistenza e la risoluzione delle richieste dei clienti.

(fonte)

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